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La prise de rendez-vous avec des prospects, notamment au téléphone, est toujours une tâche délicate et ingrate. Voici un recueil de bonnes pratiques et de méthodes efficaces pour faciliter la prise de rendez-vous.

Rester concentré sur l’unique objectif : la prise de rendez-vous

L’unique objectif de la prise de rendez-vous au téléphone est d’obtenir un rendez-vous de qualité :

  • Avec le ou les décideurs, ou au minimum le prescripteur ;
  • Dans un lieu calme et propice aux échanges ;
  • pour une durée de 30 minutes minimum, idéalement 1h voir 1h30.

Les règles d’efficacité de la prise de rendez-vous

  • Ne parlez que du rendez-vous
  • Utilisez une forme sécurisante, souriante
  • Identifiez votre interlocuteur
  • Présentez-vous
  • Ayez une phrase d’accroche bien préparée
  • Soyez prêt à répondre à la question : « Mais, c’est à quel sujet ? » grâce à une phrase de développement
  • Ayez une alternative de dates à lui proposer en lui disant : « Parlons-en le Mardi 12 à 9h00 ou… »
  • Sachez répondre à TOUTES les objections
  • Concluez et, comme en vente, conclure, c’est obtenir un effort du client : il faut que vous l’ENTENDIEZ ECRIRE votre nom sur l’agenda
  • Détendez l’atmosphère, faites le participer
  • Préparez pour que personne ne vous dérange, que vous ayez les documents nécessaires à votre disposition

Choisir le bon moment pour attaquer

Certains moments sont plus favorables que d’autres à l’achat. Comment les identifier?

Il existe 2 principales méthodes :

1. L’anticipation :
Elle consiste à approcher une cible, avant que le besoin n’apparaisse, pour y faire face le moment venu. Elle s’applique aux activités ou aux instants programmées.

2. La réactivité :
Elle consiste à être présent au moment ou le besoin apparaît, suite à des pics d’activité imprévus et, donc, non anticipés (regain d’activité, gros contrat, sortie nouveau produit…).

 

La planification de la PRT

Les erreurs à éviter sur la planification de la prise de rendez-vous au téléphone :

  • Le lundi matin
  • Le milieu de matinée
  • Le milieu d’après-midi
  • Les moment à privilégier pour la prise de rendez-vous au téléphone :
  • Tôt le matin (hors région parisienne)
  • Tard l’après-midi
  • Le vendredi après-midi

Les précautions à prendre

1. Avant la prise de rendez-vous :

  • Ciblage des bons interlocuteurs
  • Préparer les documents nécessaires (le discours, la liste des appels, l’agenda…)
  • Un lieu calme pour ne pas être dérangé
  • Planifier une plage horaire

2. Pendant la prise de rendez-vous :

  • Sourire – Amabilité
  • Structure du discours apprise par cœur
  • Mots simples
  • Phrases courtes
  • Débit modéré
  • Élocution claire (articuler)
  • Utiliser le nom de votre interlocuteur (ça le valorise et ça personnalise le contact)
  • Écouter et ne pas interrompre
  • Utiliser la phrase : « C’est la raison pour laquelle… »
  • Rappeler les accords obtenus pendant l’entretien
  • Prendre des notes

3. Après la prise de rendez-vous

  • Confirmer avec l’assistante si le rendez-vous est éloigné
  • Tenir l’agenda
  • Tenir ses engagements
  • Faire le bilan de son activité (Plan d’amélioration / Taux de transformation)

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Source: « Comment réaliser des prises de rendez-vous efficaces avec vos prospects ? »

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