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Conduire et animer une réunion

Savoir conduire une réunion

Une réunion s’annonce, et c’est vous qui devez l’animer. La pression engendrée par l’importance des enjeux opérationnels se combine à la complexité des enjeux relationnels entre des participants qui ont des intérêts divergents. Tout se planifie : des sujets à aborder aux temps d’intervention des participants. La finalité de ce module est de transmettre aux participants les clés pour animer et optimiser leurs réunions de travail (principes, outils), les méthodes pour se préparer, ainsi que la capacité de développer l’implication au sein d’un groupe de travail et de favoriser les prises de décision.

Objectifs

  • Définir les fonctions et les rôles lors d’une séance de travail
  • Identifier les enjeux, défis et contraintes
  • Préparer et organiser les séquences de travail
  • Animer un groupe de travail en présentiel
  • Faire le point sur ses capacités d’animateur, les développer
  • Favoriser l’implication et la participation active de chacun

Public visé

Toute personne désirant perfectionner ses compétences dans l’animation de réunions

Durée

2 jours (soit 14 heures)

Prérequis

Aucun

Nombre de participants

2 à 8 participants

Programme de la formation

Être un animateur efficace

  • Clarifier le rôle et les fonctions d’animateur
  • Identifier Les enjeux, les défis et les contraintes

Préparer son intervention

  • Définir le cadre de l’intervention
  • Prévoir un ordre du jour clair
  • Repérer les participants, leurs attentes, leurs freins éventuels
  • Organiser son intervention
  • Utiliser les outils de l’animateur de réunion

Maîtriser les différentes techniques d’animation

  • Les différentes méthodes d’animation possibles : de l’exposé aux méthodes participatives et impliquantes
  • Utiliser ces méthodes en fonction des objectifs visés et de la maturité du groupe

Démarrer efficacement

  • Introduire la séance et présenter les objectifs
  • Se présenter
  • Cadrer son intervention, fixer les règles de travail

Animer

  • Maintenir l’intérêt du groupe
  • S’assurer de la compréhension des messages
  • Favoriser l’implication des participants, le feed-back, les questions, les débats
  • Utiliser des outils de créativité pour favoriser la production de contenus toujours plus qualitatifs
  • Gérer les situations délicates et les personnalités difficiles

Clôturer son intervention

  • Faire une synthèse et conclure
  • Mettre en place le plan d’action
  • Bilan oral et évaluation à chaud
  • Gérer l’après-réunion

Moyens pédagogiques

  • Alternance d’apports, d’ateliers, d’études de cas et d’échanges avec les participants
  • Formation action : vous êtes « concepteur » et « animateur » pendant la formation, avec le feed-back personnalisé du formateur
  • Au fil de vos propres mises en pratique, et de l’observation des autres participants, vous progressez en confiance et en maîtrise des techniques du formateur

Les +

  • Une documentation complète, reprenant les principaux contenus de la formation est remise à chacun pour favoriser la mise en application dès les prochains entretiens ainsi que le suivi en accompagnement par le manager
  • Exercices de mise en situation permettant d’acquérir les réflexes indispensables
  • Nos formateurs sont des experts reconnus dans leur métier avec une grande expérience terrain

Suivi et évaluation des acquis

  • Sanction de la formation : Attestation de présence
  • Les stagiaires sont évalués tout au long de la formation à travers de nombreux exercices pratiques et mises en situation leur permettant d’acquérir le niveau d’autonomie attendu